1.   Khai thác, sử dụng hệ thống email dễ dàng và hiệu quả

1.1. Một số nguyên tắc để sử dụng email hiệu quả

Với giới công sở thời nay, internet chỉ cần trục trặc một giờ, họ đã thấy như mất chân mất tay. Chat và email đã trở thành những công cụ thông tin, giao tiếp, trao đổi công việc quá thường xuyên và hữu hiệu. Làm thế nào để tỏ ra chuyên nghiệp trong mỗi bức email?

Đáng tiếc là một bộ phận không nhỏ các nhân viên ngày nay không chú trọng đến hình thức, nội dung các email mà họ gửi đi hàng ngày; bên cạnh đó họ chưa khai thác hết tính năng của các chương trình kiểm tra email nhằm phục vụ cho công việc của mình. Những email xấu về hình thức (viết sai chính tả, font chữ rườm rà), nội dung không đi thẳng vấn đề… có thể khiến đối tác, khách hàng đánh giá thấp tác phong làm việc của họ.

Bởi vậy bạn cần chú ý một số nguyên tắc cơ bản trong việc sử dụng thư điện tử trong công việc hàng ngày:

1. Tuân thủ nguyên tắc của tổ chức

Việc sử dụng email trong công việc hàng ngày cần tuân thủ Pháp luật và các nguyên tắc của mỗi công ty đề ra. Phát tán tài liệu khiêu dâm; khủng bố, tấn công người khác qua email; chống phá chính quyền; tiết lộ bí mật công ty… là những lỗi “chết người” trong việc sử dụng email.

2. Subject, Cc: và Bcc:

Subject (tiêu đề) cho người nhận biết bức thư của bạn nói về cái gì trước khi họ đọc thư. Nó giúp cho người nhận có thể sắp xếp được Email (theo từng loại). Bao giờ Subject cũng phải mang ý chính của bức thư. Tránh viết những Subject không có nghĩa, hoặc mơ hồ vì như vậy không có thông tin nào. Ngoài ra, nếu bạn gửi đi một bức thư với Subject nào đó khi người nhận đọc và nhấn vào nút Reply, thì nó sẽ được tự động thêm vào bức thư trả lời (với từ Re nghĩa là Về). Và bạn được nhận lại chính tiêu đề của mình. Nếu bạn là người gửi nhiều thư thì bạn có thể nhớ được nội dung bức thư mà mình đã gửi không? Hai cái hộp nữa là Cc: (Carbon Copy) và Bcc: (Blind carbond copy). Bất cứ một địa chỉ Email nào bạn gõ vào Cc: đều nhận được một bản sao của bức thư, và người nhận trong hộp To: sẽ thấy địa chỉ Cc: mà bạn đã cho bản sao. Còn với Bcc thì không như vậy người nhận trong To: sẽ không biết là bức thư này còn được sao gửi cho Bcc.

3. Chỉ sử dụng file đính kèm khi cần thiết.

Email có thể có hai dạng khác nhau:

• Inline plain text
• Attachment

Inline text là những văn bản bình thường mà bạn viết trong thư. Một attachment là một file trong máy tính của bạn (ví dụ như một file tài liệu .Doc hay bức ảnh .Gif) mà bạn đính kèm hay thêm vào bức Email. Khi một người nào đó nhận được một bức Email với văn bản bình thường (Inline text), họ có thể đọc nó trực tiếp. Khi họ nhận được một file đính kèm (attachment) họ buộc phải mở file đính kèm bằng chương trình thích hợp (ví dụ như Word hay Paintshop). Có rất nhiều vấn đề với file đính kèm:

1. Người nhận không có chương trình thích hợp để mở file đính kèm.
2. File đính kèm có thể mang theo Virus (!!)
3. Một số file đính kèm có kích thước lớn có thể phải mất rất nhiều thời gian Download. Nhiều người không hề thích nhận file đính kèm. Thường thường tốt hơn là nên gửi inline text. Chỉ gửi file đính kèm khi không thể gửi thông tin bằng inline text được và bạn phải chắc chắn người nhận đồng ý.

4. Dùng văn bản (Plain text) thay cho HTML (văn bản siêu liên kết).

Văn bản bình thường trông như là chữ đánh máy (nếu ở Font Courier New. Courier). Những chương trình đọc Email cho phép đổi các Font này thành VNI-Times hoặc .Vntime. Gửi thư bằng HTML có thể là một ý kiến tồi, vì một số trình đọc Email không hiểu được và cho rằng toàn bộ bức thư đó là một File đính kèm. Do vậy khi người nhận không thể đọc được thư nếu không mở file đính kèm. Nếu bạn muốn bức thư của mình trở nên dễ chịu hãy dùng Plain text.

5. Một dòng không nên quá dài.

Một chương trình đọc Email nào đó có thể không xử lý một dòng văn bản theo cùng một cách với chương trình của bạn. Và do đó một dòng văn bản khi người nhận đọc sẽ không giống như bạn viết. Vậy đâu là giải pháp?

Hãy viết từng dòng ngắn thôi. Tốt nhất là 64 kí tự hoặc ngắn hơn (kể cả dấu trống). Ðiều đó có nghĩa là sau khi gõ đợc 64 kí tự thì bạn nên nhấn Enter. Và, giữa những dòng với nhau, bạn nên cách khoảng bằng một lần enter nữa vì khi đọc trên máy tính, nếu viết dính liền thì rất khó đọc.

6. Ðừng la hét?

Ðừng viết tất cả mọi thứ bằng chữ viết hoa. Nói chung thật là không lịch sự (đặc biệt là trong Tiếng Anh) khi viết quá nhiều chữ viết hoa. Trước hết, văn bản viết bằng chữ hoa thật là khó đọc. Bạn cũng chưa bao giờ thấy một cuốn sách nào toàn là chữ hoa đúng không? Toàn bộ bức thư mà được viết bằng chữ hoa gọi là la hét (YELLING) (Vì người đọc hiểu là người gửi cần nói to những chỗ viết hoa). Tại sao lại khó đọc chữ viết hoa?

Hãy nhìn vào những từ sau đây:

1. ENGLISH (chữ viết hoa)
2. English (chữ đầu viết hoa và chữ viết thường)

Chữ thứ nhất không có kiểu dáng, nó chỉ là một hình chữ nhật đơn điệu bạn thấy không? còn chữ thứ hai có một kiếu dáng đẹp. Khi chúng ta đọc đặc biệt là khi đọc nhanh, chúng ta đọc kiểu dáng của toàn bộ từ. Chúng ta không đọc từng kí tự một. Kiểu dáng của từ ENGLISH trông giống như SPANISH.

Nhưng kiểu dáng của English thì khác với Spanish. Ðối với Subject thỉnh thoảng có thể sử dụng chữ hoa. Nhưng nếu bạn muốn làm nổi bật một từ nào đó quan trọng đừng sử dụng chữ hoa. Hãy sử dụng dấu hoa thị như thế này *.

7. Hãy cẩn thận với những chữ viết tắt.

Viết tắt là một cách tốt để tiết kiệm thời gian và công sức nếu như cả hai người (gửi và nhận) đều hiểu. Nhưng nếu người nhận không hiểu, bạn đã không thành công trong giao tiếp. Vì vậy nên hạn chế viết tắt trong các lá thư điện tử, đặc biệt là với những thư quan trọng.

8. Hãy ký tên trong Email của bạn.

Viết tên mình dưới bức thư là một điều tốt và là hành động biểu hiện lịch sự. Bạn có thể ghi thêm các thông tin khác nữa như địa chỉ, số điện thoại…

Bạn có thể tạo một khuôn mẫu chữ ký mà bạn sẽ thêm vào cuối bức thư. Một số dịch vụ Email có thể có khả năng tự thêm chữ ký của bạn vào cuối thư như Yahoo, Gmail, Outlook.

9. Xem kỹ email trước khi mở

Có rất nhiều email nhận được là dạng virus, với hình thức lừa đảo vô cùng tinh vi khó đoán, dưới đây là một số dấu hiệu nhận biết email có Virus:

Nếu bạn không yêu cầu nó, đừng nhấp vào!

Đây là quy tắc vàng. Nếu bạn không yêu cầu một cái gì đó từ một người hoặc công ty, không có lý do để họ gửi email cho bạn hướng dẫn hoặc tệ hơn là một mail với tập tin đính kèm.

Tại sao? Các công ty và tổ chức chỉ sử dụng email để giữ thông tin của bạn, trừ khi bạn cần xác nhận đăng ký hay thực hiện các thay đổi.

Vì vậy khi nhận thấy Email lạ và không hề liên quan gì tới mình thì hãy đặt câu hỏi trước khi mở nó:

• Tại sao điều này có liên quan đến tôi?
• Tại sao họ gửi email cho tôi?
• Mục đích của email là gì?

Nếu bạn không thể trả lời những câu hỏi này, không bấm vào bất kỳ liên kết trong email hoặc mở bất kỳ tập tin nào đính kèm.

Phát hiện Email đáng ngờ bằng cách tìm kiếm Google

Mail liên quan đến lừa đảo và phần mềm độc hại có xu hướng sử dụng các văn bản tương tự, tự động, chỉ thay đổi nhỏ. Các mail này thường dễ nhận biết:

• Cụm từ vô nghĩa và lạ xuất phát từ bản dịch tự động
• Lỗi chính tả và không nhất quán văn bản, như email đã được cắt và dán.
• Không có tài liệu tham khảo cá nhân: những email này thường không địa chỉ mà bạn theo tên hoặc đề cập đến các thông tin khác mà một công ty thực sự có lẽ không biết.
• Một cảm giác cấp bách. Những email này luôn luôn gieo hoang mang, hấp dẫn cho ý nghĩa cơ bản nhất của bạn – sợ hãi. Thường xuyên đề cập đến hậu quả khủng khiếp, tiền phạt và các khoản phí.

Sao chép và dán các cụm từ lạ lùng vào một công cụ tìm kiếm như Google và xem kết quả. Nếu thấy các kết quả tương tự Scam, lừa đảo thì nên bỏ qua ngay.

Chứa tập tin đính kèm? Đường link? Trường hợp này rất nguy hiểm

Các nội dung trong mail không thực sự nguy hiểm. Sự nguy hiểm thực sự nằm trong các liên kết và tập tin đính kèm. Có rất nhiều trường hợp bị lừa đảo mất thông tin cá nhân, thanh toán vì nhấn vào các đường link lạ hoặc máy tính bị nhiễm Virus, phần mềm gián điệp do bạn tải các tập tin đính kèm về máy.

Khi thấy tập tin đính kèm có dạng file sau hãy cẩn thận trước khi tải về và mở nó:

• Các file chạy ngay: EXE, COM, BAT, PIF
• Tài liệu có thể chứa mã: PDF, DOC, XLS, PPT
• Tập tin hệ thống thực thi: DLL, CPL, MSC, CMD
• Cài đặt và các file nén: MSI, ZIP, CAB, RAR
• Bảo vệ màn hình: SCR
• Các tập tin với phần mở rộng gấp đôi (ví dụ: FILE.DOC.EXE )

Trong nhiều trường hợp các dịch vụ mail như Gmail, Yahoo, Hotmail giúp bạn Check kiểm tra Virus và cảnh báo bạn.

Liên kết?

Các đối tượng lừa đảo thường gửi các mail giả mạo, lừa đảo và yêu cầu bạn nhấn vào các Link. Với đường link lạ bạn không nên bấm vào và đặc biệt không điền thông tin hay tải gì từ link đó.

Bạn sẽ nhìn thấy địa chỉ thực sự nếu bạn chạy chuột qua liên kết

Liên kết rút gọn khá nguy hiểm vì không biết nó dẫn tới đâu.

Để “vạch mặt” các liên kết rút gọn, bạn có thể sử dụng các dịch vụ như UnShorten.it. Điền link rút gọn vào bạn sẽ biết được link gốc.

Không bao giờ trả lời hoặc gửi lại

Trả lời một email đáng ngờ cung cấp các tội phạm với thông tin giá trị . Để bắt đầu, nó cho phép anh ta biết rằng địa chỉ của bạn là có thật, và rằng ai đó theo dõi nó, thông tin có thể bán được với giá tốt về địa chỉ email thị trường chợ đen.

Không bao giờ trả lời một email đáng ngờ

Sử dụng một trình duyệt an toàn và đọc thư của bạn trực tuyến

Lời khuyên của chúng tôi? Sử dụng một dịch vụ như ( Gmail , Hotmail , Yahoo! Mail , vv) và mở trong một trình duyệt an toàn, hiện đại ( Chrome , Firefox , Opera, Safari, vv)

Gmail ngăn không cho bạn tải file đính kèm virus

Sử dụng các dịch vụ mail uy tín đảm bảo rằng nội dung của các thư đã được quét bằng hệ thống an ninh của nhà cung cấp, trong khi sử dụng một trình duyệt an toàn đảm bảo rằng nội dung nguy hiểm không thể được tải về máy tính của bạn.

Hãy tạo thói quen sử dụng email theo những nguyên tắc đơn giản trên, bạn sẽ chứng tỏ và duy trì tác phong chuyên nghiệp của mình trong môi trường kinh doanh năng động, không những thế còn tăng hiệu suất công việc.