Giáo trình tự học Microsoft Excel

Microsoft Excel là một phần mềm xử lý bảng tính trong bộ Microsoft Office, có chức năng tạo ra các bảng tính giúp người dùng dễ dàng hơn trong việc thực hiện một số công việc hàng ngày như: tính toán số liệu, phân tích dữ liệu; lập bảng biểu báo cáo, lập danh sách; biểu diễn dữ liệu dạng biểu đồ và sơ đồ… Microsoft Excel đã trải qua nhiều phiên bản …, excel 2003, Microsoft Excel 2007, Microsoft Excel 2010, Microsoft Excel 2013, Microsoft Excel 2016… trong bài viết này sinhvientot.net sẽ minh họa qua phiên bản Microsoft Excel 2010 và Windows 7.

Để khởi động Ms Excel 2010, thực hiện một trong các cách sau:

1. Chọn Start > All Programs > Microsoft Office > Microsoft Excel 2010.

2. Mở biểu tượng Microsoft Excel 2010 trên màn hình Desktop (nếu có).

3. Chọn Start > gõ excel.exe vào hộp tìm kiếm sau đó click vào biểu tượng chương trình Excel hiện ra hoặc nhấn phím Enter.

Cửa sổ làm việc của Ms Excel 2010
Sau khi khởi động, cửa sổ làm việc của Ms Excel 2010 có dạng như sau:

Cửa sổ làm việc của Ms Excel 2010
1. Quick Access Toolbar                       2. Thanh Ribbon
3. Vùng làm việc                                    4. Hộp tên
5. Thanh công thức                                6. Thẻ bảng tính (Sheet tab)
7. Tiêu đề cột                                          8. Tiêu đề dòngĐể đóng tập tin bảng tính: vào thẻ File > Close hoặc nhấn phím Ctrl + F4.

Để thoát khỏi Excel: vào thẻ File > Exit hoặc nhấn phím Alt + F4.

WorkBook và Worksheet

Trong Ms Excel, một workbook là một tập tin mà trên đó người dùn làm việc và lưu trữ dữ liệu. Mỗi workbook có thể chứa nhiều Worksheet (bảng tính), do đó có thể tổ chức, lưu trữ nhiều loại thông tin có liên quan với nhau trong một tập tin (file).

Worksheet: còn được gọi tắt là sheet (bảng tính), là nơi lưu trữ và làm việc với dữ liệu. Một worksheet chứa nhiều ô (cell), các ô được tổ chức thành các cột và các dòng. Một Worksheet chứa được 16,384 cột và 1,048,576 dòng (các phiên bản từ 2003 trở về trước chỉ chứa 256 cột và 65,536 dòng).

Chart sheet: tương tự như một sheet trong workbook, nhưng nó chỉ chứa một đồ thị, rất hữu ích khi muốn xem từng đồ thị.

Row (dòng) là tập hợp các ô theo chiều ngang của bảng tính. Trong Excel 2010, một bảng tính có 1,048,576 dòng, được đánh số thứ tự từ 1, 2, …, 1048576.

Column (cột) là  tập hợp các ô theo chiều dọc của bảng tính. Trong Excel 2010, một bảng tính có 16,384 cột, được ký hiệu: A, B, C,…Z, AA, AB,…XFD.

Cell (ô) là điểm giao cột và dòng trên bảng tính, mỗi ô có một địa chỉ để phân biệt với các ô khác. Địa chỉ ô được xác định bằng cách:

<Ký hiệu cột><số thứ tự dòng>

Ví dụ: A3 là địa chỉ của ô ở cột A và dòng 3, C6 là địa chỉ của ô ở cột C, dòng 6.

Vùng tính (Range) là tập hợp một số ô liền nhau, địa chỉ vùng được xác định bởi địa chỉ của ô góc trên bên trái và ô góc dưới bên phải của vùng, hai địa chỉ này cách nhau bởi dấu hai chấm (:).
Ví dụ:

A1:C3 là vùng gồm các ô từ A1 đến C3, cụ thể là các ô: A1, A2, A3, B1, B2, B3, C1, C2, C3.

B2:D5 là vùng gồm các ô từ B2 đến D5, cụ thể là các ô: B2, B3, B4, B5, C2, C3, C4, C5, D2, D3, D4, D5.

Khi lưu trữ Workbook của Excel 2010 mặc nhiên có phần mở rộng .XLSX (.XLS cho các phiên bản cũ 2003 trở về trước), do đó nếu lưu trữ theo phần mở rộng mặc nhiên này thì các phiên bản Excel từ 2003 trở về trước sẽ không mở được.

=> Số worksheet hay chart sheet chứa trong một workbook tùy thuộc vào bộ nhớ máy tính.

Các loại địa chỉ

Tham chiếu địa chỉ tương đối

– Cách ghi địa chỉ tương đối của một ô: <ký_hiệu_cột><số_thứ_tự_dòng>

Ví dụ: B2, D5,…

– Các dòng, cột tham chiếu trong công thức sẽ thay đổi khi sao chép hoặc di chuyển công thức đến vị trí khác với một lượng tương ứng với số dòng và số cột đã di dời.

– Cách ghi địa chỉ tuyệt đối của một ô: <$ký_hiệu_cột><$số_thứ_tự_dòng>

Ví dụ : $D$4, $C$1,…

– Các dòng và cột tham chiếu trong công thức không thay đổi khi sao chép hay di chuyển công thức đến vị trí khác.

Cách ghi địa chỉ hỗn hợp của một ô: <$ký_hiệu_cột><số_thứ_tự_dòng> hoặc <ký_hiệu_cột><$số_thứ_tự_dòng>

Ví dụ : $A15, B$6,…

=>  Dấu $ trước ký hiệu cột là cố định cột và trước thứ tự dòng là cố định dòng. Sau khi chọn địa chỉ ô hay vùng nhấn phím F4 nhiều lần để chuyển đổi giữa các loại địa chỉ.

Tham chiếu đến địa chỉ ở sheet khác nhưng cùng workbook thì địa chỉ tham chiếu có dạng  <Tên_sheet>!<Địa_chỉ_ô>.

Ví dụ:

– Tại sheet1, muốn tham chiếu đến ô A4 trên sheet2 thì công thức là =sheet2!A4.

– Tại sheet1, muốn tham chiếu đến ô C4 trên sheet “Ngay cong” thì công thức là =‘Ngay cong’!C4.

=> Khi tên sheet hay Workbook có chứa khoảng trắng thì phải để trong cặp ‘ ’.

Tham chiếu đến địa chỉ trên sheet trong workbook khác thì địa chỉ tham chiếu có dạng: [<Tên_Workbook>]<Tên_sheet>!<Địa_chỉ_ô>.

Ví dụ:

=[Baitap2.xlsx]Sheet1!A2, =‘[Bai tap 2.xlsx]Sheet1’!A2

=‘D:\Du lieu\[Bai tap 2.xlsx]Sheet1’!A2

= ‘\\DServer\BTExcel\[Bai tap 2.xlsx]Sheet2’!B4

Vùng tính (Range)

Trong Excel, tên vùng tính dài tối đa 255 ký tự không chứa khoảng trắng và dấu chấm, tên phải bắt đầu là ký tự chữ không được bắt đầu là số, tên không được đặt trùng với các địa chỉ tham chiếu.

Để đặt tên vùng: chọn vùng cần đặt tên, Formulas > Defined Names > Define Name, Excel hiển thị hộp thoại New Name.

Hộp thoại New Name dùng để đặt tên vùng

– Nhập tên vùng vào hộp Name.

– Chọn phạm vi cho tên trong Scope.

– Nhập chú thích nếu cần rồi click OK.

Để xem hộp thoại quản lý các vùng đã tạo: Formulas > Defined Names >Name Manager.